Blog
CPS termékbemutató videó
Hírek
Kész megoldások a beszerzési feladatokban
Egy szervezet életében a beszerzés is olyan tevékenység, amelyet a belső működési folyamatok határoznak meg. Ezek rögzítik, hogy a munkatársak milyen szerepkörben vesznek részt a feladatokban, mi a kommunikációs és jóváhagyási rend, milyen dokumentációs elvárások vannak.
Minden szervezet rendelkezik rá jellemző sajátosságokkal, ezért a beszerzési rendszereknek biztosítaniuk kell a szükséges rugalmasságot.
CPS rendszerünket úgy alakítottuk ki, hogy a Kbt. és a legjobb gyakorlatok alapján a feladatvégzésekhez szükséges funkcionalitások a termékbe beépítésre kerültek, és egyúttal könnyen hozzáigazíthatók a szervezeti sajátosságokhoz. Széleskörű beszerzési ismereteink felhasználásával mindez azt eredményezi, hogy kész rendszert szállítunk gyors bevezetéssel.
Ismerje meg, hogy hogyan teszi a CPS kényelmessé és hatékonnyá a beszerzési folyamatokat!
Jöjjön el Ön is webinariunkra!
Az év ezen időszakában az érintett szervezeteknél már zajlik a következő évre vonatkozó beszerzések tervezése. Ezen szervezeteknek az éves költségvetésükkel párhuzamosan el kell kezdeniük összeállítani a beszerzési tervüket is, hiszen a DKÜ rendelet alá tartozók vonatkozásában az éves informatikai beszerzési terv megküldésének határideje szeptember 30.
Azt tapasztaljuk, hogy a tervezés során több szervezetnél is felmerült a beszerzési folyamatok digitalizációja, így július hónapban lehetőségünk volt az érdeklődőkkel megismertetni a CPS – Beszerzés Támogató Rendszerünket.
Ismerje meg megoldásunkat, jelentkezzen Ön is augusztusi ingyenes webinárunk egyikére!
A beszerzési igények átlátható kezelése
Egy beszerzési igény általában hosszú és rögös utat tesz meg, mire leszerződött, megrendelt feladattá válik.
A munkatársak számára frusztráló, ha úgy élik meg, hogy igényeik feketedobozba kerülnek, és nem tudni mikor és mi jön ki a dobozból. Hol tart a beszerzés, kinél van éppen, kit kell keresni, mikor lesz jóváhagyva, megrendelve, stb.? Ha ezekkel a kérdésekkel szembesülünk nap mint nap, akkor érdemes ezeknek elébe menni, és kihasználni az informatika nyújtotta előnyöket.
A CPS a feketedoboz effektust megszünteti, hiszen segítségével nyomon követhetőek a folyamatok.
Jóváhagyások egyszerűen
A beszerzési feladatok végrehajtása során számos ponton szükséges különböző munkatársak jóváhagyását kérni, akár igénylésről, eljárás lefolytatásáról, szerződés megkötéséről vagy módosításáról van szó.
A korszerű informatikai megoldások a gördülékeny ügymenetet támogatják. Segítségükkel a jóváhagyások egyszerűen és gyorsan – akár mobilról vagy tabletről is – elvégezhetők, mivel a feladathoz minden szükséges információ könnyen áttekinthető módon rendelkezésre áll.
Ha a jóváhagyások során elakadások fordulnak elő, akkor érdemes ezek okát megvizsgálni. Mi lehet a háttérben?
- a jóváhagyási lánc összetettségéből adódó problémák,
- nehezen követhető e-mailes kommunikáció,
- információhiány,
- esetleg az iratok papír alapú „utaztatása”?
A CPS eszközünk megoldást nyújt mindezen nehézségek kiküszöbölésére.
Beszerzési dokumentumok digitalizációja
Úgy érzi, körülményes az eljárások anyagainak egységes kezelése, a dokumentum könyvtárak karbantartása és az iratok megtalálása?
Minden lényeges dokumentum megfelelő módon elmentésre kerül? Vagy vannak esetek, amikor e-mailekből kell őket előkeresni?
A CPS megspórolja Önnek az ezzel kapcsolatos vesződést, mert az ügyek teljeskörű digitális dokumentumkezelését megvalósíthatja vele. Lépjen a digitalizáció következő szintjére, és a dokumentumai rendszerezett módon történő tárolásán és kereshetőségén túl a szervezetben használatos beszerzési formanyomtatványok előállítását is bízza a rendszerre.
Beszerzések követhetősége
Gyakran visszatérő kérdés, hogy a tervezetthez képest hol tartanak a beszerzések, mikorra várható a szerződések megkötése?
A CPS rendszerünkre épülő riportok segítségével a beszerzések státusz információi gyorsan előállíthatók és megoszthatók a szervezet munkatársaival.
A Dashboard felületen áttekintést adhatunk a rendszeres státuszmegbeszéléseken a terv-tényadatok alakulásáról és egyszerűen támogathatjuk a vezetői döntéshozatalt az esetleges elakadások kezeléséhez, segíthetjük a pénzügyi terület munkatársait a várható pénzügyi teljesítések és maradványok tervezésében.
Beszerzések feladatszintű támogatása, gombnyomásra!
Nehézséget okoz a beszerzések szerteágazó feladatainak menedzselése? Megoldásunk feladatszintű támogatást tud nyújtani a szervezet számára, így minden elvégzendő tevékenység felelőshöz és elvárt határidőhöz rendelhető.
A feladatokat a rendszer a gyorsabb ügymenet érdekében képes automatikusan kiosztani, de biztosított azok delegálása, illetve az ad-hoc feladatkiosztás is. Az eszköz segítséget nyújt a munkatársak leterheltségének nyomonkövetésére és a folyamatban az elakadások kimutatására a szükséges beavatkozások érdekében.
(Köz)beszerzés támogató rendszer
CPS rendszerünk használata a szigorú tervezési, lebonyolítási és dokumentálási feladatok jogszerű és egyúttal hatékony végrehajtását biztosítja a (köz)beszerzési tevékenységek során. A rendszer kidolgozásakor azt a célt tűztük ki, hogy ne mankót, hanem korszerű digitális megoldást adjunk ügyfeleinknek: megoldást a nehezen átlátható, követhetetlen levelezések és dokumentumverziók tengerében egy modern, gyorsan áttekinthető és könnyen kezelhető szoftver révén.
Tanulmányok
Így gyorsítjuk meg digitálisan a beszerzéseket
Tapasztalataink szerint a közszférában a folyamatok digitalizációja elérte a beszerzési területet is. Vannak, akik már léptek, vannak, akik már fontolóra vették, de a többség még előtte áll. Az utóbbi két csoportnak szól ez a bejegyzésünk. Szakértőnk, Nagy András tanulmánya arról szól, hogy a beszerzések menedzselésének kihívásaira milyen megoldást nyújt a CPS szoftverünk, és a megközelítésünk hogyan illeszkedik a Forrester által is vizsgált nemzetközi trendekbe.
Olvassa el a szakértői beszámolónkat és ismerje meg a termékünket!
