A (köz)beszerzési folyamatok teljes életciklusának lefedésére a tervezésre, igénylésre, eljárásra, szerződéskezelésre és kimutatásra is kiterjedően
Moduláris felépítésű dobozos megoldás
Paraméterezhető és testreszabható
Könnyen áttekinthető digitális környezet
Rendszer által vezérelt folyamattámogatás
Külső és belső szabályok érvényesítése
Közbeszerzési környezetnek megfelelés
A piacon jelenleg elérhető integrált vállalatirányítási rendszerek bár számos problémára nyújtanak megoldást, azt általában nem a szervezet sajátos működéséhez igazodva, kevéssé rugalmas módon teszik. Ez a merevség kimondottan problémás tud lenni az olyan állami szervezetek számára, amelyek beszerzései részben vagy egészben a Kbt. hatálya alá tartoznak és működési folyamataikat ennek megfelelően, egy szigorúbb tervezési, bonyolítási és ellenőrzési feladatrendszer keretei között kell, hogy kialakítsák.
Ezeknek a szervezeteknek egy rugalmasan és gyorsan testreszabható, a hazai (köz)beszerzési specifikumokra specializálódott elektronikus beszerzési rendszerre van szüksége, amely egyszerre képes a szabályozás komplexitásából eredő kockázatok csökkentésére és a működési folyamatok sztenderdizálására, egyszerűsítésére.
a (köz)beszerzés különböző fázisaiban felmerülő adminisztrációs és dokumentációs feladatok elvégzése, ellenőrzése, illetve vezetői jóváhagyása során
és a kockázatok minimalizálására a (köz)beszerzések előkészítése és lebonyolítása során
a tervezésre, igénylésre, eljárás lefolytatásra, szerződéskezelésre és kimutatásra is kiterjedően
A CPS – Beszerzés Támogató Rendszer a legjobb beszerzési gyakorlatok és a Kbt. alapján előre elkészített folyamati és dokumentációs sablonokat biztosít, amelyek a szervezet számára belső szabályozásuknak megfelelően egyedileg testreszabhatóak.
A szoftverben létrehozott folyamatmodellek digitális környezetben lépésről lépésre vezetik a felhasználókat a (köz)beszerzési feladataik elvégzése során, biztosítva azt, hogy a beszerzési terv kezelése, az igénylések benyújtása és jóváhagyása, az eljárások lebonyolítása, valamint a szerződések kezelése egy rendszerben, egymással integrált módon valósuljon meg, biztosítva ezzel egy esetleges ellenőrzés számára is a szükséges információkat.
A CPS egy könnyen áttekinthető, vezetői riportok kezelésére és vizualizálásra alkalmas beszerzést támogató rendszer, ami lehetőséget biztosít a (köz)beszerzési folyamatok során kezelt információk és adatok egységes és sztenderdizált nyilvántartására, és azok ügyekhez történő csatolására.
A CPS segítségével minden, az adott beszerzést érintő információ és adat könnyen és rövid időn belül lekérdezhető.
A CPS a digitális technológia által nyújtott előnyöket kiaknázva egységbe szervezi mindazokat a feladatlépéseket, adatokat, dokumentumokat, résztvevő szakterületeket, határidőket és felelősöket, amik elengedhetetlenek a különböző beszerzési folyamatok szabályszerű lebonyolításához.
A szoftver lényeges tulajdonsága, hogy rendszer által navigált módon, lépésről lépésre vezeti a felhasználót az egyes feladatvégzések során, így garantálja az egységes működést.
A munkatársak a hozzájuk tartozó feladatokról értesítést kapnak, és ezek elvégzése során csak azon információk megadásával, illetve dokumentumok csatolásával kell foglalkozniuk, amelyekért a szabályozás szerint felelősek. Ez csökkenti annak az esélyét, hogy a munkatársak nem megfelelően hajtják végre a feladatokat, ezáltal csökkennek az adminisztratív terhek, az elakadások, a helytelen értelmezésből fakadó időveszteség.
Egy jó és új technológia feladata nem a meglévő folyamatok összekuszálása, hanem azok támogatása, könnyítése, valamint mindezek optimalizálása.
Egy jó technológia nem feledkezik meg a már meglévő eszközökről, hanem integrálódik azokkal és egységesíti az azokból származó információt.
Arra törekszik, hogy a felhasználó ne IT problémákkal küszködjön, illetve ne a szabályzat értelmezésével és ehhez kapcsolódó tisztázó egyeztetésekkel menjen el az értékes idő, hanem kényelmesebben, a szakmai feladatára koncentrálva végezhesse a napi munkáját.
Ezt biztosítja a CPS is azáltal, hogy a széleskörű testre szabhatósága révén lehetőség van az egyedi intézményi működésnek megfelelő integrált digitális környezet kialakítására.
Azaz hogyan teszi a CPS kényelmessé és hatékonnyá a (köz)beszerzési folyamatokat
Jogszabályi követelményeknek való megfelelés biztosítása ügyfélspecifikus igények figyelembe vételével. Egybeszámítási vizsgálat elvégzését és közzétételt támogató funkciók.
Belső eljárásrend támogatása a szabályozással összhangban, több mint 20 éves tanácsadási tapasztalatra épülő folyamatmodellek felhasználásával.
Egyén és csoport szintű feladatkezelés előre definiált folyamatlefutás mentén, ad-hoc feladatkiosztási lehetőséggel, határidőkezeléssel és értesítésekkel támogatva.
Igények és beszerzések gyors áttekintését, a folyamatok nyomon követését és átláthatóságát biztosító felületek.
Átfogó megoldás a beszerzések tervezése, az igénykezelés, az eljárások lefolytatása és a szerződéskötés támogatására, moduláris felépítéssel és igényekhez igazodó csomagokkal.
Partner törzsadatok központi karbantartása, egységes szállítói nyilvántartás a beszerzésekhez és a szerződésekhez.
Sablonokra épülő dokumentummenedzsment. Kimenő és bejövő iratok kezelése, ügyhöz kötött tárolás és kereshetőség.
Naprakész információk a beszerzések állapotáról, ügyek előre haladásról, átfutási időkről. Adatigények gyors kiszolgálása ellenőrzésekhez, jogszabályi előírások teljesítéséhez.
Mindig rendelkezésre állnak az aktuális információk, ez elősegíti a döntések gyors meghozatalát. A folyamatok átláthatók, elakadás esetén könnyebb a beavatkozás.
Sztenderd folyamatokkal a belső eljárásrend és a jogszabályi előírások érvényesíthetők, az iterációk gyorsíthatók, számuk csökkenthető. Ez növeli a hatékonyságot.
Biztosított a jogi ellenőrzés, így a döntéseknél a szabályszerűség érvényre jut. A dokumentumok könnyen kikereshetők a különböző ellenőrzésekhez, adatszolgáltatásokhoz.
A beszerzések elemezhetővé válnak, így pontosabb a pénzügyi tervezés és gazdaságosabb a működés. A termék licencelése igényekre szabott szolgáltatást tesz lehetővé.
Igények indítása egyszerűbb, a beszerzések státusza nyomon követhető, az átfutási idők csökkennek. A munkatársak közreműködése tervezhető, követhető.