Nyitott feladatok kezelése és az elvégzettek áttekintése
Jogi és ügyviteli szabályok érvényesítése, folyamatok kontrollja
Feladatokhoz határidők rendelése, értesítések küldése
Naprakész információk és statisztikák a beszerzésekről
Az iratanyag rendszerezett, visszakereshető nyilvántartása
Események és eljárási cselekmények adminisztrációja
Biztosítja a (köz)beszerzési terv rögzítését az adott évre vonatkozó beszerzési terv sorok nyilvántartását. A betöltő funkció révén az adatok Excel-en keresztül is feltölthetőek. Az év folyamán felmerülő esetleges módosítások az arra jogosultak által végezhetőek el.
A modul segítségével a különböző szakterületi beszerzési igényeket egy erre a célra kialakított, egyszerű űrlapon lehet a rendszerben benyújtani. Az előre elkészített igénylési folyamat testreszabható a belső működéseknek megfelelően, így garantálva, hogy az igény ellenőrzése és jóváhagyása a szabályzatnak megfelelően történik, és mindazon személyek részvétele biztosított, akiket a szabályzat meghatároz.
Az eszköz segítséget nyújt abban, hogy a folyamat során valamennyi olyan adat és dokumentum bevitelre kerüljön, ami az adott igényléshez szükséges.
Az igények beszerzési terv adatokkal történő összekapcsolása biztosítja a tervnek megfelelő működést és a terv-tényadatok összehasonlítását.
A beszerzési folyamatok belső működési támogatása érdekében a CPS rendelkezik korszerű folyamat- és feladatkezelő megoldásokkal.
A közbeszerzési eljárás alapvetően egy fix, jogszabály által meghatározott lépésekből álló folyamat, a beszerzésre pedig egy, a legjobb beszerzési gyakorlatokon alapuló (best practice) folyamatot alakítottunk ki.
A folyamatok bármely eleme a szervezeti igényekhez igazítható, céljuk az eljárás előkészítésétől, annak eredményéig a folyamat teljeskörű életciklusának támogatása. Valamint a lebonyolítási, bírálóbizottsági és döntéshozói feladatok egységes keretek között történő elvégzésének biztosítása.
A modul folyamatvezérelt módon biztosítja a szerződések megkötésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos belső ügyviteli feladatlépések végrehajtását, a kapcsolódó adat- és dokumentum igények kielégítését, a belső szabályozásnak történő megfelelést.
A folyamat lefutását követően a jóváhagyott szerződés adatai és dokumentumai kereshető módon megjelennek a Szerződésnyilvántartóban.
A folyamattámogatás rendelkezik mindazon felhasználást segítő funkciókkal, amelyeket az Igény modul is tartalmaz.
A modul célja a beszerzési adatok vizualizálása, gyors áttekintés nyújtása a beszerzések állapotáról és főbb mutatóiról, a tervhez viszonyított tényadatok megjelenítése az igények, az eljárások és a szerződések szintjén.
Segítségével kimutathatók az átlagos átfutási idők, ezek összehasonlíthatók optimális átfutási időkkel vagy korábbi időszakokkal, láthatóvá tehetők a szűk keresztmetszetek az egyes folyamatokban, illetve vezetői döntések támogathatók.
A pénzügyi terület számára tervezhetőbbé válnak a kötelezettségvállalások, ezek várható időbeli felmerülése, és a maradványok tervezése. Az adatok szakterületi, beszerzési kategória szerinti vagy beszerzőre vetített bontásai további hasznos információkkal járulhatnak hozzá az időközi jelentésekhez és a következő időszak tervezéséhez.
Feladat támogatás: A létrejövő feladatokhoz automatikus e-mail értesítés kapcsolható, amiben elhelyezhető a feladat linkje a közvetlen és gyors elérés érdekében. A rendszer rendelkezik feladatkosár funkcionalitással, amely a felhasználó számára könnyen átlátható módon megjeleníti az elvégzendő feladatait, az ügyletekről pedig áttekinthető képernyők állnak rendelkezésre, ahol látható a folyamat állapota és annak lényeges információi. Az igények adatai dokumentumként is legenerálhatóak.
Karbantarthatóság: A felhasználók szervezeti egységekbe és jogosultsági csoportokba szervezhetőek. A jogosultsági csoportok képernyőkhöz történő hozzáférése a rendszergazda által menedzselhető, a törzsadatok (személyek, szervezeti egységek, partnerek), email értesítések szintén egyszerűen karbantarthatók a felületen. A rendszer rendelkezik helyettesítés funkcióval.
